Prácticamente en cada departamento de una empresa se toman cientos de decisiones que impactan en mayor o menor medida en el desarrollo final del negocio. Tradicionalmente estas decisiones eran tomadas en base a la experiencia y a los conocimientos acumulados durante años de trabajo.
Ya que una buena decisión ayuda a las empresas a acercarse a los objetivos que se han marcado, los empleados deben contar con información estratégica que se ajuste a sus necesidades diarias a la hora de tomar la mejor de ellas. Es por este motivo que, durante los últimos años, muchas empresas han invertido en transformar las ingentes cantidades de datos que manejan en conocimiento útil para el negocio, y este conocimiento además ha sido distribuido de manera controlada a la mayor parte de los niveles existentes dentro de la organización.

El problema de la visibilidad e intercambio de información entre compañías se está resolviendo en base a extranets


Su estrategia BI les ha permitido contar con información homogénea y disponible a tiempo para optimizar sus procesos internos, reaccionar rápidamente ante los cambios y dar respuestas eficaces a las cuestiones de negocio que surgen en el día a día. Pero las inversiones hechas y el conocimiento resultante pueden ser aún más rentables para estas compañías.

La extensión de su estrategia de BI al entorno extranet
Una vez que las necesidades de información están cubiertas en el ámbito interno de la empresa, las compañías pueden reutilizar el esfuerzo en la preparación de los datos para intercambiar información con organizaciones y particulares con los que trabajen habitualmente, como pueden ser sus proveedores, partners y clientes. Probablemente el 95% del trabajo ya se habrá realizado con anterioridad, y el 5% restante se empleará en preparar la arquitectura tecnológica que les abrirá las puertas al mundo de BI en un entorno extranet.
Permitiendo que los datos se conviertan en un centro de beneficios, las compañías pueden obtener ventajas tales como un retorno de la inversión rápido al eliminar o al menos reducir los costes actuales de distribución de la información.
Asimismo, los clientes, proveedores y partners de negocio pueden acceder a su información on line lo que les permitirá ahorrar sus propios costes y a cambio su nivel de satisfacción aumentará, ya que tendrán la información accesible en el momento que la necesiten sin ninguna demora.
Las empresas desarrollarán nuevas posibilidades de negocio a través del aumento de la fidelidad de los clientes y la diferenciación respecto de la competencia. En algunos casos es incluso viable la posibilidad de vender información directamente.

Objetivos más habituales de una extranet

Si bien es cierto que los objetivos a la hora de compartir información fuera de la organización y los tipos de extranets asociados pueden ser múltiples y variados, a continuación describimos los más frecuentes.

Customer care extranets (Extranets para la atención al cliente). Construir o ampliar relaciones con todos o al menos los mejores clientes de las empresas, para proporcionarles un servicio diferenciado de la competencia.
Supply chain extranets (Extranets para la cadena de suministro). Compartir con proveedores información sobre inventario, producción, planificación, stocks, logística, métricas de calidad, etc. Incrementa la visibilidad y la eficacia, así como los diferentes niveles de servicio entre empresas.
Partner intelligence extranets (Extranets para relaciones con socios). Proporcionar información e indicadores clave a socios de negocios, particularmente brokers, franquicias, concesionarios, etc.
Regulatory extranets (Extranets para organismos oficiales). Automatizar la creación y actualización de información susceptible de ser presentada con una determinada regularidad a instituciones u organismos de gobierno.
Information brokerage extranets (Extranets para brokers de información). Centralizar y consolidar información clave y distribuirla a terceros (particulares o compañías) con los que se han pactado unas determinadas tarifas.
Service level extranets (Extranet para servicios). Monitorizar y gestionar los diferentes niveles de servicio que las empresas reciben frente a los pactados. Refuerza la cooperación y el servicio entre los clientes y sus suministradores.

La segunda generación de extranets
El problema de la visibilidad e intercambio de información entre compañías se está resolviendo en base a extranets. En la actualidad, estas extranets establecen relaciones punto a punto, es decir, que por cada dos empresas que necesiten un enlace hay que establecer una conexión diferente. ¿Cómo transformar esta comunicación bilateral en una red de acceso múltiple?
Los BI Web Services se plantean como una solución ya que son componentes de software de Business Intelligence (open report, drill on chart) publicados como servicios de web, y que pueden ser llamados remotamente utilizando SOAP (Simple Object Access Protocol, esencialmente XML sobre protocolos de internet tales como HTTP o SMTP). Los Web Services permiten la comunicación de aplicaciones vía internet independientemente del lenguaje de programación y el sistema operativo sobre el que se ejecuten. Pueden ser implementados en cualquier plataforma y existen organismos reguladores tales como W3C que definen y publican sus estándares.

La segunda generación de BI extranets, construida en base a BI Web Services, ayudan a mejorar la integración y compartición de información entre compañías. Éstas pueden utilizar los servicios de directorio UDDI (Universal Discovery, Description, and Integration) para registrar sus BI Web Services (catálogo de productos, informes corporativos públicos, etc). Como contrapartida, cualquier otra empresa de su cadena de valor con el nivel de seguridad apropiado puede suscribirse para recibir dicha información. Este mecanismo habilita a las empresas a compartir información con proveedores indirectos, clientes y socios de negocio sin necesidad de mantener una relación directa.
La adopción de BI Web Services desemboca en el establecimiento de redes de Business Intelligence, que representan el intercambio de información entre los participantes de una cadena de valor (supply chain), o más concretamente, de una red de valor añadido entre compañías.


Business Intelligence en las extranets


  Alicia García de Blas
  Consultora preventa de Business Objects Ibérica
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